Psikologi Manajemen Tugas ke-1

    A.  Pengantar

1.    Pengertian Manajemen

Manajemen adalah seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Kata Manajemen berasal dari bahasa Perancis kuno ménagement, yang memiliki arti "seni melaksanakan dan mengatur." Kata manajemen mungkin berasal dari bahasa Italia (1561) maneggiare yang berarti "mengendalikan," terutama dalam konteks mengendalikan kuda, yang berasal dari bahasa latin manus yang berarti "tangan". Bahasa Prancis lalu mengadopsi kata ini dari bahasa Inggris menjadi ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur.

-  Definisi Mary Parker Follet ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi.

- Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal.

Secara umum manajemen juga dipandang sebagai sebuah disiplin ilmu yang mengajarkan tentang proses untuk memperoleh tujuan organisasi melalui upaya bersama dengan sejumlah orang atau sumber milik organisasi. Dalam hal ini manajemen dibedakan menjadi 3 bentuk karakteristik, diantaranya adalah:

-          Sebuah proses atau seri dari aktivitas yang berkelanjutan dan berhubungan.   

-          Melibatkan dan berkonsentrasi untuk mendapatkan tujuan organisasi.   

-          Mendapatkan hasil-hasil ini dengan berkerja sama dengan sejumlah orang dan memanfaatkan sumber-sumber dimiliki si organisasi.

2.   Pengertian Kepemimpinan

Kepemimpinan mempunyai arti yang berbeda-beda tergantung pada sudut pandang atau perspektif-perspektif dari para peneliti yang bersangkutan, misalnya dari perspektif individual dan aspek dari fenomena yang paling menarik perhatian mereka. Stogdill (1974) menyimpulkan bahwa terdapat hampir sama banyaknya definisi tentang kepemimpinan dengan jumlah orang yang telah mencoba mendefinisikannya. Lebih lanjut, Stogdill (1974) menyatakan bahwa kepemimpinan sebagai konsep manajemen dapat dirumuskan dalam berbagai macam definisi, tergantung dari mana titik tolak pemikirannya.

Di bawah ini dikemukakan beberapa definisi kepemimpinan yang dikutip oleh Gary Yukl (1996), antara lain:

-   Kepemimpinan adalah peningkatan pengaruh sedikit demi sedikit pada dan berada di atas kepatuhan mekanis terhadap pengarahan-pengarahan rutin organisasi (Katz dan Kahn).

-        Kepemimpinan adalah proses mempengaruhi aktivitas-aktivitas sebuah kelompok yang diorganisasi ke arah pencapaian tujuan (Rauch dan Behling).

-  Kepemimpinan adalah proses memberi arti terhadap usaha kolektif yang mengakibatkan kesediaan untuk m.elakukan usaha yang diinginkan untuk mencapai sasaran (Jacobs dan Jacques).

Berbagai pandangan atau pendapat mengenai batasan atau definisi kepemimpinan di atas, memberikan gambaran bahwa kepemimpinan dilihat dari sudut pendekatan apapun mempunyai sifat universal dan merupakan suatu gejala sosial.

     B.  Perencanaan Penetapan Manajemen

1.    Pengertian Perencanaan

Pengertian Perencanaan adalah cara berpikir mengenai persoalan-persoalan sosial dan ekonomi, terutama berorientasi pada masa datang, berkembang dengan hubungan antara tujuan dan keputusan – keputusan kolektif dan mengusahakan kebijakan dan program.

Beberapa ahli lain merumuskan perencanaan sebagai mengatur sumber-sumber yang langka secara bijaksana dan merupakan pengaturan dan penyesuaian hubungan manusia dengan lingkungan dan dengan waktu yang akan datang. Definisi lain dari perencanaan adalah pemikiran hari depan, perencanaan berarti pengelolaan, pembuat keputusan, suatu prosedur yang formal untuk memperoleh hasil nyata, dalam berbagai bentuk keputusan menurut sistem yang terintegrasi.

Menurut Wilson, Pengertian Perencanaan merupakan salah satu proses lain, atau merubah suatu keadaan untuk mencapai maksud yang dituju oleh perencanaan atau oleh orang/badan yang di wakili oleh perencanaan itu. Perencanaan itu meliputi : Analisis, kebijakan dan rancangan.

2.   Langkah-langkah Penyusunan Perencanaan Dalam Manajemen

Langkah-langkah dalam perencanaan, dimana secara garis besarnya terdiri dari empat langkah dasar perencanaan yang bisa diterapkan untuk semua tipe jenajang organisasi/ lembaga/ institusi. Langkah-langkahnya antara lain adalah :

-          Menetapkan sasaran : Kegiatan perencanaan dimulai dengan menetapkan apasaja yang ingin dicapai oleh organisasi, tanpa dasar yang jelas, sumber daya yang ada akan meluas menyebar dengan menetapkan prioritas dan merinci serta mengkalkulasi sasaran secara jelas maka organisasi dapat mengarahkan sega sumber daya yang lebih efektif dan efisien serta tepat guna dan tepat sasaran. Tugas pokok dan fungsi harus sudah ada, jika sudah memiliki tupoksi yang jelas, maka akan semakin memudahkan untu membuat sasaran yang bisa dipakai untuk satu tahun kedepan maupun sasaran yang ingin dicapai dalam lima tahuan kedepan.

-          Merumuskan Posisi Organisasi : Posisi organisasi saat ini diman pimpinan harus tahu dengan posisi organisasinya saat ini. Sumber daya apa yang dimiliki organisasinya saat ini. Barulah rencana dapat disusun setelah diketahui posisi organisasinya, kekuatan-kekuatan yang akan melaksanakan dari apa-apa yang telah direncanakan dengan mengetahui keuangan dan statistic organisasi saat ini.

-          Mengidentifikasi berbagai faktor : Mengetahui factor-faktor pendukung dan penghambat selanjutnya perlu diketahui factor-faktor baik dari dalam maupun yang datang dari luar yang diperkirakan dapat membantu dan mendukung serta yang menghambat organisasi untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan. Diakui mengetahui lebih mudah keadaan yang terjadi saat ini dibandingkan meramal peluang yang akan didapat di masa yang akan datang. Dan unsure utama dalam perencanaan yang paling sulit adalah melihat kedepan. Namun biarbagaimanapun harus ditunjang dengan sikap optimis.

-          Menyusun langkah-langkah untuk mencapai sasaran : Langkah terakhir dalam menyusun perencanaan adalah mengembangkan berbagai kemungkinan alternative atau langkah yang diambil untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan, mengevaluasi alternative ini dengan memilih mana yang baik dan mana yang dianggap cocok dan memuaskan.

3.   Manfaat Perencanaan Dalam Manajemen

Perencanaan mempunyai banyak manfaat, diantaranya adalah sebagai berikut:

- Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan,

-   Membantu dalam kristalisasi persesuaian dalam masalah-masalah utama,

-   Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas,

-   Pemilihan berbagai alternatif terbaik,

-   Standar pelaksanaan dan pengawasan,

-   Penyusunan skala prioritas, baik sasaran maupun kegiatan,

-   Menghemat pemanfaatan sumber daya organisasi,

-   Alat memudahkan dalam berkoordinasi dengan pihak terkait,

-   Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami,

-   Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti, dan

-   Menghemat waktu, usaha dan dana.

4.   Jenis-jenis Perencanaan Organisasi

Melihat tingkat hirarkis, ada tiga jenis perencanaan: perencanaan strategis, taktis dan operasional.

1.      Perencanaan Strategis

Perencanaan strategis dianggap oleh organisasi secara keseluruhan dan dihasilkan oleh tingkat hirarki yang lebih tinggi dari sebuah organisasi. Berkaitan dengan tujuan jangka panjang dan strategi dan tindakan untuk mencapainya.

Perencanaan ini merupakan proses dimana eksekutif / top manajer meramal arah jangka panjang dari suatu entitas dengan menetapkan target spesifik pada kinerja, dengan mempertimbangkan kondisi internal dan eksternal untuk melakukan tindakan perencanaan yang dipilih.

2.      Perencanaan Taktis / Taktik

Pada tingkat kedua dari perencanaan, taktis, kinerja berada dalam setiap area fungsional bisnis, termasuk sumber daya tertentu. Perkembangannya terjadi oleh tingkat organisasi menengah, bertujuan untuk efisiensi penggunaan sumber daya yang tersedia untuk jangka menengah proyeksi. Dalam perusahaan besar dengan mudah mengidentifikasi tingkat perencanaan, yang diberikan oleh setiap kepala bagian.

Bagian taktis merupakan proses yang berkelanjutan, yang bertujuan dalam waktu dekat, merampingkan pengambilan keputusan dan menentukan tindakan. Bagian Ini dilakukan secara sistemik karena merupakan totalitas yang dibentuk oleh sistem dan subsistem, seperti yang terlihat dari sudut pandang sistemik. Apakah iteratif, dan proyek mana yang harus fleksibel dan menerima penyesuaian dan koreksi. Teknik ini memungkinkan pengukuran siklus dan evaluasi sebagai dijalankan yang secara dinamis dan interaktif dilakukan dengan orang lain, dan merupakan teknik yang mengkoordinasikan berbagai kegiatan untuk mencapai tujuan yang diinginkan dari efisiensi.

3.      Perencanaan Operasional

Ketidakpastian yang disebabkan oleh tekanan dan pengaruh lingkungan harus berasimilasi pada pertengahan atau taktik yang harus mengkonversi dan menafsirkan keputusan strategis, tingkat tertinggi, ke dalam rencana konkrit di tengah dan membuat rencana yang akan dilakukan dan, pada gilirannya, dibagi lagi menjadi rencana operasional dan rincian yang akan dijalankan pada tingkat operasional.

Perencanaan Operasional ini dilakukan pada karyawan di tingkat terendah dari organisasi. Membuat perencanaan kecil sebuah organisasi dan merinci bagaimana tujuan akan dicapai. Bahkan, semua titik dasar perencanaan terjadi di tingkat operasional, yang sangat mempengaruhi dan menentukan, bersama dengan, hasil taktik.

     C.  Pengorganisasian Struktur Manajemen

1.    Pengertian Struktur Organisasi

Struktur organisasi adalah susunan komponen-komponen (unit-unit kerja) dalam organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan meninjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut diintegrasikan (koordinasi). Selain daripada itu struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan.

2.   Contoh Struktur Organisasi Dalam Suatu Perusahaan

 

3.   Pengorganisasian Sebagai Fungsi Dari Manajemen yang Meliputi :

a.    Struktur Formal

Kumpulan dari dua orang atau lebih yang mengikatkan diri dengan suatu tujuan bersama secara sadar serta dengan hubungan kerja yang rasional.

b.    Struktur Informal

Kumpulan dari dua orang atau lebih yang terlibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari.

4.   Manfaat dari Struktur Fungsional dan Struktur Divisional

Struktur organisasi fungsional ini mempunyai  beberapa kelebihan, antara lain:

-          Efisiensi melalui spesialisasi

-          Komunikasi dan jaringan keputusannya relatif sederhana

-          Mempertahankan tingkat pengendalian strategi pada level manajemen puncak

-          Mempermudah pengukuran output dan hasil dari setiap fungsi

Dalam struktur organisasi fungsional, setiap manajer yang mempunyai spesialisasi fungsional menggantikan tempat dan peranan si pemilik perusahaan.  Transisi menuju spesialisasi ini membutuhkan sebuah perubahan substansial dalam gaya manajemen pimpinan perusahaan. Sebagai organisasi yang  menumbuhkan dan mengembangkan sejumlah produk dan pasar yang berkaitan, struktur organisasi ini secara teratur berubah untuk merefleksikan spesialisasi yang lebih besar.

Adapun kelebihan  struktur organisasi divisional antara lain:

-          Koordinasi antar fungsi menjadi lebih mudah dan cepat

-          Mempunyai fleksibilitas pada struktur perusahaan

-          Spesialisasi pada setiap divisi dapat dipertahankan

-          Kesempatan karir lebih terbuka

Dalam struktur organisasi divisional, manajer divisi dapat mengembangkan strategi untuk masing-masing divisinya dan mungkin saja mereka menghadapi persaingan yang berbeda dengan divisi lainnya sehingga strategi yang ditempuh mungkin juga berbeda dengan divisi lainnya. Pada organisasi divisional, divisi-divisi tersebut dapat menjadi tempat yang baik untuk melatih para manajer muda. Selain itu juga merupakan tempat yang baik  dalam mengembangkan intuisi kewiraswastaan serta meningkatkan sejumlah pusat inisiatif dalam suatu perusahaan.

5.   Kerugian dari Struktur Fungsional dan Struktur Divisional

Kekurangan dari struktur organisasi fungsional adalah:

-          Dapat mendorong timbulnya persaingan dan konflik antar fungsi

-          Mengakibatkan sulitnya koordinasi di antara bidang-bidang fungsional

-          Dapat menyebabkan tingginya biaya koordinasi antar fungsi

-          Identifikasi karyawan dengan kelompok spesialis dapat membuat perubahan menjadi sulit

Sedangkan kekurangan  struktur organisasi divisional antara lain:

-          Mengkibatkan turunnya komunikasi antara spesialisasi funsional

-          Sangat potensial untuk menimbulkan persaingan antar  divisi

-          Pendelegasian yang besar dapat menimbulkan masalah

Sumber :

·        -  http://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen

·       -   http://www.ut.ac.id/html/suplemen/adpu4334/w2_1_1_1.htm

·        - http://zuhairistain.blogspot.com/2013/03/pengertian-perencanaan.html

·-http://kodzan.blogspot.com/2010/04/langkah-langkah-dalam-perencanaan.html#.VCYx6vldVoU

·      -   http://al-ami.blogspot.com/2013/05/kumpulan-makalah-makalah-tentang.html

·       -  http://rachmabuana.blogspot.com/2013/10/manfaat-perencanaan-dan-jenis.html

·        - http://nadyanavyanti.blogspot.com/

·-http://www.google.co.id/imgres?imgurl=http%3A%2F%2Fwww.ut.ac.id%2Fhtml%2Fsuplemen%2Fadbi4410%2Fbagan.gif&imgrefurl=http%3A%2F%2Fwww.ut.ac.id%2Fhtml%2Fsuplemen%2Fadbi4410%2FPengertianImbalJasa.htm&h=295&w=487&tbnid=TVDDAkEnI1XtIM%3A&zoom=1&docid=R4I5ExabV0o-QM&ei=uG4lVL7bEdXp8AWBvIKQBw&tbm=isch&ved=0CCcQMygMMAw&iact=rc&uact=3&dur=12551&page=1&start=0&ndsp=15

·         - http://nonvivit.blogspot.com/2013/10/manfaat-struktur-fungsional-dan.html

    Nama : Catur Sekar Kinasih
    NPM   : 11512561
    Kelas  : 3 PA 12